การจัดสัมมนามีอะไรบ้าง ? เผย 6 เทคนิคจัดงานประชุมแบบมืออาชีพ
การจัดประชุมสัมมนา คือ กิจกรรมรูปแบบหนึ่งที่จัดขึ้นเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ เสริมสร้างทักษะ หรืออัปเดตข้อมูลข่าวสารระหว่างกลุ่มผู้เข้าร่วม โดยเน้นความเป็นทางการและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเชิงวิชาการ ประชุมองค์กร ประชุมพนักงาน หรือสัมมนาทางธุรกิจ หากอยากจัดประชุมสัมมนาให้งานออกมาดีและราบรื่น นอกจากจะต้องให้ความสำคัญกับการเลือกสถานที่และกำหนดหัวข้อแล้ว ยังต้องคำนึงถึงรายละเอียดทุกองค์ประกอบ ตั้งแต่การเตรียมการประชุม ไปจนถึงบรรยากาศหน้างานที่ต้องสร้างความน่าประทับใจ
การจัดสัมมนามีอะไรบ้าง ? รวม 6 เทคนิคการเตรียมการประชุมอย่างมืออาชีพ
1. วางแผนและกำหนดวัตถุประสงค์ของงานให้ชัดเจน
พื้นฐานสำคัญของการจัดสัมมนา คือ “เป้าหมาย” โดยสามารถเป็นได้ทั้งการถ่ายทอดความรู้ การอบรมพนักงาน การประชุมเชิงกลยุทธ์ หรือการสร้างการมีส่วนร่วมกับลูกค้าหรือระหว่างองค์กร หากคุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนได้ ก็จะช่วยให้สามารถวางแผนกิจกรรม เนื้อหา รวมไปถึงรูปแบบการจัดงานได้อย่างเหมาะสม ทั้งยังนำมาเป็นแนวทางในการวัดผลลัพธ์ของงานได้ในภายหลังด้วย
2. เตรียมกำหนดการและหัวข้อสัมมนาอย่างเป็นระบบ
เพราะการสัมมนาคือเวทีแห่งการแลกเปลี่ยนความรู้ หากหัวข้อไม่ตรงกลุ่มเป้าหมาย หรือเนื้อหาไม่ไหลลื่น ย่อมทำให้งานขาดประสิทธิภาพได้ แนะนำให้วางกำหนดการล่วงหน้าอย่างละเอียด ตั้งแต่เวลาเปิดงาน พิธีการ ผู้บรรยายช่วงต่าง ๆ รวมถึงช่วงถาม-ตอบหรือกิจกรรมเสริม และช่วงพักเบรก ทั้งนี้ ควรสื่อสารกำหนดการให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้าเพื่อเตรียมตัวด้วย
3. เลือกสถานที่จัดสัมมนาให้เหมาะสม
สถานที่ เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่สะท้อนภาพลักษณ์ของงานสัมมนา โดยควรเลือกสถานที่ที่สะดวกต่อการเดินทาง มีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกครบถ้วน เช่น ระบบเสียง ห้องประชุมขนาดที่เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วม ที่จอดรถ หรือแม้แต่บริการอาหารและเครื่องดื่ม หากกลุ่มเป้าหมายในการสัมมนาคือผู้บริหารระดับสูง สถานที่ก็ควรมีความเป็นทางการ และบรรยากาศต้องสะท้อนความน่าเชื่อถือ โอ่อ่า ภูมิฐาน
4. การเตรียมการประชุมและจัดเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม
การเตรียมการประชุมที่ดี เริ่มตั้งแต่การจัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น ไมโครโฟน โพรเจกเตอร์ หน้าจอ LCD โต๊ะลงทะเบียน แฟ้มเอกสาร ไปจนถึงของแจกหรือของที่ระลึก อุปกรณ์เหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้งานสัมมนาดำเนินไปอย่างราบรื่นเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงการใส่ใจในรายละเอียดด้วย และที่สำคัญ ควรตรวจสอบอุปกรณ์ล่วงหน้าและซ้อมเสมือนจริงก่อนวันงาน เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น ไมค์ใช้ไม่ได้ หน้าจอเปิดไม่ติด ฯลฯ
5. สร้างบรรยากาศด้วยแสง สี เสียง และงานออกแบบ
นอกจากเนื้อหาการบรรยายแล้ว การสร้างประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้เข้าร่วมก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน ไม่ว่าจะเป็นการจัดแสงที่เหมาะสม การใช้ระบบเสียงที่ดังฟังชัด และองค์ประกอบการตกแต่งที่สะท้อนธีมของงาน ล้วนเป็นตัวช่วยกระตุ้นความสนใจและสร้างความประทับใจได้มากขึ้น โดยเฉพาะในยุคที่งานสัมมนามักถูกแชร์บนโลกออนไลน์ หากบรรยากาศงานสัมมนาของคุณน่าสนใจ ก็จะช่วยต่อยอดการสื่อสารแบรนด์ไปได้อีกขั้น
6. จัดตกแต่ง Backdrop งานประชุม เสริมภาพลักษณ์ให้งานดูมืออาชีพ
หลายคนอาจมองข้ามรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่าง Backdrop งานประชุม แต่ความจริงแล้ว Backdrop เปรียบเสมือน “หน้าตา” ของงานที่ช่วยสะท้อนภาพลักษณ์ขององค์กรและสร้างบรรยากาศให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นงานภายในหรือภายนอกองค์กร การเลือกดีไซน์ที่เหมาะสม โลโก้ที่ชัดเจน และวัสดุที่มีคุณภาพ จะช่วยให้งานสัมมนาดูน่าสนใจ แล้วยังสามารถใช้เป็นฉากถ่ายภาพเพื่อสร้าง Engagement บนโซเชียลมีเดียได้อีกด้วย
ผู้จัดงานสามารถเลือกใช้บริการเช่าแบคดรอปผ้าออกบูธแบบสำเร็จรูป หรืองานออกแบบเฉพาะตามธีมงานก็ได้ ซึ่งปัจจุบันมีผู้ให้บริการที่เชี่ยวชาญด้านนี้โดยตรง ช่วยให้คุณสามารถควบคุมงบประมาณและได้งานคุณภาพภายในระยะเวลาจำกัด
หากกำลังมองหาแบคดรอปผ้าออกบูธ หรือป้ายแบคดรอปสำหรับการจัดสัมมนาและออกงานอีเวนต์ต่าง ๆ Media AA คือผู้ให้บริการผลิตและเช่าแบคดรอปผ้าคุณภาพสูง ที่ตอบโจทย์ทุกงานประชุมและงานแสดงสินค้า ด้วยคุณสมบัติเด่นหลายด้าน ทั้งโครงสร้างอลูมิเนียมน้ำหนักเบา แข็งแรง ประกอบง่าย ทุกชิ้นงานเราใช้ผ้า Tension คุณภาพเยี่ยม พิมพ์ลวดลายคมชัด สีสด ไม่มีรอยต่อ ทั้งเคลื่อนย้ายสะดวก ใช้งานซ้ำได้หลายครั้ง คุ้มค่าทุกการลงทุน เพิ่มความน่าเชื่อถือและเสริมภาพลักษณ์ให้งานประชุมสัมมนาและงานออกบูธของคุณได้ง่าย ๆ ติดต่อเราวันนี้ที่ โทร. 082-647-4145 หรือ LINE: @media-aa เพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม หรือขอใบเสนอราคาพิเศษ
แหล่งอ้างอิง
1.How To Plan an Event: Guide With Checklist and Tips. สืบค้นเมื่อ 26 พฤษภาคม 2568 จาก https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-plan-an-event.